Управління торгівлею для України

Програма підтримує планування обсягу продажів в сумових показниках і планування закупівель в кількісних і сумових показниках, а також асортиментного планування.

Планування продажів

Прогнозування продажів може виконуватися по окремому складу або за форматом магазину (складу), по менеджеру, по клієнту і угоді з клієнтом. План продажів фіксується на певний період з заданої періодичністю плану: тиждень, декада, місяць тощо. Програма надає звіти для план-фактного аналізу виконання планів усіх видів.

Асортиментне планування продажів

Асортиментне планування продажів надає можливості:

• Планування продажів в розрізі товарних категорій
• Планування продажів в розрізі форматів магазинів і номенклатури
• Деталізації укрупненого плану продажів за категоріями до номенклатури із застосуванням коефіцієнтів розбиття
• Управління колекціями товарів
• Заповнення планів продажів і закупівель за асортиментом
• Використання середньої ціни продажу

Планування закупівель

Планування закупівель і продажів можна виробляти з різним ступенем деталізації. При плануванні можуть використовуватися джерела даних: планові і фактичні обсяги закупівель і продажів; обсяги замовлень; товарні залишки тощо.

Також передбачена можливість планування збірок (розборок) в кількісних показниках.

Наявна можливість формування замовлень постачальнику на підставі планів закупівлі та планів збірки, а також формування замовлень на складання (розбирання) на підставі планів складання (розбирання).

Автоматизація бізнес-процесу продажу

Для підвищення ефективності «довгих» продажів, у системі передбачена можливість автоматизації повного процесу управління угодою, починаючи з моменту узгодження комерційної пропозиції на підставі даних про первинний інтерес клієнта в оформленій з ним угоді, продовжуючи формуванням комерційної пропозиції, узгодженням вартості, графіка оплат і поставок, укладенням договору забезпеченням угоди товаром, і закінчуючи контролем виконання зобов'язань щодо оплати та відвантаження.

Крім того, реалізовано спрощений режим управління процесом продажу з ручним переміщенням по етапах. Допускаються різні види процесів, з різним складом етапів. Для них підтримується зберігання допоміжних документів - регламентів, інструкцій, шаблонів документів й інших матеріалів, необхідних при відпрацюванні процесу.

Всі процеси продажу (угоди) реєструються в системі. Вони об'єднують в єдине ціле всю інформацію, накопичену в системі в ході підготовки та виконання продажу: електронну пошту, відомості про дзвінки, зустрічі, оформлення замовлення, рахунки, накладні, додаткові файли і т.д. Це допомагає максимально зручно організувати роботу менеджерів з продажу.

Використання регламентованих процесів продажів дозволяє управляти якістю обслуговування клієнтів, оперативно отримувати інформацію:

• терміни обробки операцій на етапах процесів продажів
• вузькі місця процесів (кількість програшів і втрачений потенціал на етапах)
• імовірнісний прогноз надходження грошових коштів
• графічне (у вигляді діаграми «воронка продажів») подання стану процесів продажів
• докладний стан процесів: кількість угод (в роботі, виграних і програних) і потенціал по етапах процесів продажів
• відхилення від середніх значень по менеджерам, партнерам та видами угод

На підставі статистики угод можна оцінити ймовірність їх успішного здійснення. Таким чином, система автоматизує і підтримує не тільки стадію продажу, а й підготовку продажів. Система дозволяє аналізувати ступень задоволення первинного попиту клієнтів. Всі ці можливості дозволяють вдосконалити роботу відділу продажів.

Комерційні пропозиції

Комерційні пропозиції дозволяють фіксувати історію переговорів з клієнтом по визначенню складу і умов продажів:

• Менеджер формує комерційну пропозицію. Комерційна пропозиція може бути сформована в форматах .doc (Microsoft Word) , .odt (OpenOffice) , .mxl
• Далі менеджер відсилає комерційну пропозицію клієнту
• Клієнт надсилає відповідь, яка фіксується як комерційна пропозиція, що введена на підставі вихідної комерційної пропозиції
• За результатами узгодження менеджер відзначає ті позиції, за якими з клієнтом узгоджені умови

Після того, як комерційну пропозицію погоджено і договір укладено, виконання поставок виконується в рамках замовлень.

Управління замовленнями клієнтів

В конфігурації «Управління торгівлею для України» замовлення є «центром управління» усіма подальшими діями щодо його виконання.

За необхідності, користувачі можуть використовувати статуси замовлень, що описують етапи їх проходження: «Не узгоджене», «Узгоджене», «До забезпечення», «До відвантаження», «Виконане». На підставі статусу та відомостей про оплату та відвантаження замовлення, автоматично розраховується його поточний стан готовності («Очікується аванс», «Готове до відвантаження», інше).

Для замовлень може автоматично формуватися резервування з поточних залишків складу або у прогнозованих поставках, для кожного рядка замовлення клієнта. Механізм працює як при введенні нових замовлень клієнтів, так і при редагуванні раніше введених, що виключає помилки резервування.

У будь-який момент менеджер може отримати детальну інформацію про стан замовлення: яким чином має бути оплачений замовлення клієнта відповідно з зазначеними у ньому етапами оплати, станом оплати за замовленням, та відвантаження по замовленню.

Програма автоматично контролює відповідність замовлень умовам торговельних угод, не дозволяючи відхилятися від них користувачам, які не мають відповідних прав. Для узгодження відхилень від умов угоди може використовуватися бізнес-процес узгодження замовлення. При цьому система автоматично направить уповноваженим користувачам завдання на погодження замовлення і затвердить його за наявності позитивного рішення відповідальних за узгодження осіб.

Рішення надає можливість вказати графік оплати за замовленням (як в частині авансових платежів, так і в частині платежів з погашення дебіторської заборгованості).

Це дозволяє планувати надходження виручки по днях, контролювати дотримання клієнтом обумовлених термінів оплати, виділяти прострочену дебіторську заборгованість. Прострочена заборгованість може бути проаналізована в розрізі тих етапів оплати, які зареєстровані в замовленні клієнта. Програма дозволяє автоматично забороняти відвантаження клієнтам з терміном заборгованості більше установленого ліміту. При оформленні відвантаження без замовлення також передбачено зазначення дати оплати, якщо оформлюється відвантаження в кредит.

Крім планування грошових коштів і контролю дебіторської заборгованості, інформація про дотримання графіка оплат враховується при обробці замовлення клієнта. Товари під замовлення будуть закуповуватися тільки при отриманні оплати по етапу «Аванс», для початку відвантаження товарів за замовленням, крім оплати авансу, повинна надійти оплата по етапу «Передоплата».

Інформація по тих замовленнях, за якими може бути виконане відвантаження товарів, автоматично формується у вигляді списку розпоряджень на відвантаження. При цьому враховується дата відвантаження, зазначена в замовленні.

Контроль виконання розпоряджень ведеться з точністю до окремих позицій замовлення. Система запобігає "перевиконання" розпорядження, щоб відвантажена кількість не перевищувала замовлення.

Ведеться облік планової та фактичної заборгованості в розрізі замовлень, термінів оплати та документів розрахунків.

Для продажів в партнерську мережу передбачена оптимізація роботи з групами партнерів по однаковим правилам продажів. З метою максимально швидкої обробки потреб партнерів з дотриманням корпоративних правил обслуговування може бути використаний настільки короткий бізнес-процес обробки замовлення, наскільки це необхідно.

Самообслуговування клієнтів

У програмі передбачена можливість самостійної реєстрації замовлень клієнтами через Інтернет. Клієнту дається доступ до інформаційної бази і вказується пароль входу.

Працюючи в системі самообслуговування, клієнт може виконати наступні дії:

• Подивитися загальну інформацію по своїх замовленнях
• Оформити нове замовлення, вказати спосіб доставки. При підборі в замовлення, клієнт може переглянути картку товару з коротким описом і фотографією товару
• Подивитися стан замовлень
• Проконтролювати стан взаєморозрахунків, уточнити свої дані
• Зареєструвати скаргу або претензію, бачити стан її обробки
• Зареєструвати заявку на повернення
• Оформити звіт про продажі, якщо клієнт є комісіонером
• Оформити акт розбіжностей під час приймання товарів
• Зареєструвати плани по закупкам товарів
• Отримувати автоматичні повідомлення за результатами подій в інформаційній базі або на основі аналізу даних

Інформація, яка введена зовнішнім користувачем, автоматично з'являється в інформаційній базі. Замовлення, що оформлені зовнішнім користувачем, обробляються, як будь-які інші замовлення.

Автоматизація продажів групи торгових компаній (холдингу)

Підтримується схема роботи, при якій товар закуповується на одні організації компанії, а продається від особи інших організацій («Інтеркампані»). При цьому відповідно до налаштованих правил автоматично підбирається організація-власник товару, що продається, оформляється перепродаж товару між організаціями всередині компанії.

Управління торговими представниками

У програмі реалізована функціональність з управління торговими представниками (торговими агентами): закріплення клієнтів за агентами, призначення графіка відвідування, планування відвідувань клієнтів, формування детальних завдань зі збору замовлень і рішенням інших довільних питань. За результатами відпрацьованих завдань в інформаційній базі можуть бути автоматично створені замовлення клієнтів. Також фіксується інформація про витрати торгового представника (авансові звіти) і зібрана інформація про клієнтів.

Передбачена також можливість самостійної роботи торгових представників без оформлення попередніх завдань: Торговим представникам передається інформація про товари і клієнтів. Після роботи з клієнтами торговий представник фіксує оформлення замовлення, уточнює відомості про клієнтів або вводить дані про нових клієнтів, фіксує дані про витрати.

Аналіз діяльності торгових представників проводиться за допомогою різних звітів: можна порівняти діяльність торговельних представників з точки зору ефективності їх роботи, а також провести план-фактний аналіз діяльності торгових представників.

Програма дозволяє автоматизувати управління продажами через власну мережу магазинів. При цьому є можливість:

• Формування асортименту товарів відповідно до форматів магазинів (супермаркет, магазин біля будинку, бутик і т.д.)
• Установка кількісних обмежень (квот) для категорій товарів в магазинах різних форматів
• Визначення складу товарної категорії - які саме товари будуть представляти кожну категорію в кожному форматі
• Визначення ролі товару в асортименті, стадії асортименту і призначення виду цін для товарів асортименту
• Проведення аналізу по контролю і станом асортименту

В залежності від формату магазинів застосовуються різні схеми автоматизації.

Інтеграція зі спеціалізованим рішенням, встановленим в магазинах